Caso sistema de información gerencial aplicado

 

Empresa: Ecliptic Lights
Fundación: 2018
Ciudad: Bogotá

Objetivo

La misión de esta empresa es la creciente creación de valor, logrando un destacado retorno de las inversiones, superior al costo del capital empleado. Expandir la presencia y participación de la empresa de iluminación en Bogotá mediante la apertura de sucursales estratégicas en áreas clave de la ciudad, priorizando la calidad del servicio y la adaptación a las demandas específicas del mercado bogotano.

Objetivo a Largo plazo

Lograr un aumento anual promedio del 15% en los ingresos de la empresa a través de la expansión de la cartera de clientes, la diversificación de servicios y la captura de nuevos segmentos de mercado.

Sistema de Información Gerencial (SIG)

Personas

• Operadores del Sistema: Encargados de ingresar y actualizar datos sobre la disponibilidad de equipos, transacciones de alquiler y mantenimiento de inventario.
• Especialistas en Iluminación: Utilizan el sistema para acceder a información sobre las últimas tendencias en tecnología de iluminación y asesorar a los clientes en la selección de equipos adecuados.

Procesos 

• Reservas y Transacciones: Implementación de un módulo de gestión de reservas que permita a los clientes solicitar equipos, verificar disponibilidad y realizar transacciones en línea de manera eficiente.
• Gestión de Inventario: Proceso automatizado para rastrear el estado, mantenimiento y movimientos del inventario, garantizando equipos en condiciones óptimas.

Tecnologías de la Información

• Sistema de Gestión de Alquiler: Plataforma web o aplicación que permita a los clientes explorar el catálogo, realizar pedidos, y acceder a información detallada sobre cada equipo. 
• Herramientas de Análisis: Integración de herramientas para analizar datos de preferencias de clientes, tendencias de alquiler y eficiencia del inventario. Cómo la adquisición por ejemplo: Odoo, un sistema ERP de código abierto con módulos para contabilidad, inventario, ventas y más. Ofrece flexibilidad y personalización.

Datos

Catálogo de Equipos: Base de datos con detalles sobre cada equipo, incluyendo especificaciones técnicas, historial de mantenimiento y disponibilidad.

Metodologías y estrategias para implementar el SIG

1. Diagnosticar y Evaluar Necesidades:

    - Analizar detalladamente los procesos existentes.
    - Identificar las áreas que se beneficiarían con un SIG.
    - Determinar las necesidades específicas de información.

2. Seleccionar el Software SIG:

    - Investigar y elegir un software que se adapte a las necesidades identificadas.
    - Asegurar que sea compatible con las operaciones.

3. Diseñar el Sistema: 

    - Colaborar con los departamentos para diseñar un sistema que refleje sus procesos.
    - Definir la estructura de la base de datos y los flujos de trabajo.

4. Desarrollar e Implementar: 

    - Personalizar el software según los requisitos específicos.
    - Implementar gradualmente, comenzando con un piloto antes de la implementación completa.

5. Integrar con Procesos Existentes:

    - Asegurar una integración sin interrupciones.
    - Proporcionar capacitación para familiarizar al personal.

6. Monitorear y Evaluar Continuamente: 

    - Establecer un sistema de monitoreo constante.
    - Realizar ajustes para optimizar el rendimiento.
    - Garantizar Seguridad de la Información Implementar medidas sólidas de seguridad.
    - Garantizar la integridad del sistema.

7. Buscar Mejora Continua: 

    - Revisar regularmente procesos y el sistema.
    - Identificar oportunidades de optimización y actualización.

8. Proporcionar Capacitación y Soporte Continuo: 

    - Ofrecer capacitación continua al personal.
    - Establecer un sistema de soporte para abordar preguntas y problemas.

Este SIG permitirá a Ecliptic Lights optimizar operaciones, proporcionar un servicio personalizado, anticiparse a las demandas del mercado y mantener un inventario eficiente y actualizado. La misión y visión proporcionan la brújula estratégica para que el SIG contribuya al crecimiento y éxito continuo de la empresa en el sector de la iluminación.